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Automatización robótica de procesos en tiempos de coronavirus

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Además, a raíz de este fenómeno de automatización se está procesando un cambio a nivel organizativo en las estructuras de las empresas. Esto se debe a que las estructuras clásicas o piramidales ya no logran adecuarse a las demandas de los nuevos agentes que se ven involucrados con las nuevas funciones y tareas asociadas a la automatización. Estas estructuras clásicas o piramidales se van transformando en formas de diamante, donde junto a los bots se suma mayor cantidad de funciones y agentes, como el cuidado por la gobernanza, el control y la protección de la calidad de los datos, así como la supervisión y mejora continua de los procesos

Foto: Pablo Vignali / adhocFOTOS

Automatización robótica de procesos en tiempos de coronavirus 21 de noviembre de 2020 · Escribe Isabel Rodríguez , Joaquín Rubio , Karina Provasnik en Producción 10 minutos de lectura La incorporación de tecnologías cognitivas llegó a Uruguay para crear nuevas fuentes de trabajo y nuevos desafíos. Suscribite o ingresá Accedé a 10 artículos gratis por mes con la suscripción gratuita.

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Ingresá Accedé a 10 artículos gratis por mes con la suscripción gratuita. Suscribite gratis ¿Ya tenés suscripción? Ingresá Cada vez son más significativos los múltiples impactos que la covid-19 ha tenido en la sociedad y en la economía de los países y de las organizaciones. Las organizaciones de Uruguay no han sido ajenas a esto: tuvieron que reorganizar y adaptar sus operaciones de negocios, sus procesos de logística y administrativos para, incluso en algunos casos, poder subsistir.

Un fenómeno creciente y que tiende a adquirir mayor relevancia a partir de la pandemia es la implementación de la automatización robótica de procesos (RPA, por su sigla en inglés) en las organizaciones. Se trata de la incorporación de tecnologías cognitivas para la ejecución de determinadas tareas que transforman y pueden llegar a desplazar el trabajo humano.

Este proceso de automatización ya se estaba viviendo en algunas organizaciones en Uruguay desde hace unos años. Sin embargo, en estos tiempos de pandemia hemos podido constatar mediante la investigación académica y la práctica profesional que hay un incremento en la demanda por soluciones tecnológicas para automatizar procesos. Buscamos esbozar un panorama de cómo se está procesando a nivel local este fenómeno e intentaremos dimensionarlo para detectar algunas pistas sobre el escenario que se presenta en términos de empleo y transformación de las organizaciones.

Bots , organizaciones y trabajadores Para comprender cómo esta nueva tecnología nos está afectando es necesario aclarar algunos conceptos iniciales. Se entiende por automatización el proceso de crear automáticamente un sistema o una función de proceso donde la intervención del humano no sea necesaria. RPA puede programarse para realizar tareas repetitivas y de alto volumen que suelen requerir la participación de una persona, para automatizar pasos que insumen mucho tiempo en un proceso y también permite integrar diferentes sistemas en forma rápida, que de otro modo llevaría mucho esfuerzo manual o de programación.

Para poder automatizar tareas, la clave está en el conocimiento del proceso y en tener documentado cada uno de sus pasos, así como entender la lógica que tiene detrás.

Cuando se habla de bots a propósito de RPA se hace alusión a un programa que imita las acciones de un humano y que también interactúa con otras aplicaciones en otros dispositivos. Además, estos bots pueden ejecutar cálculos complejos y tomar decisiones en base a los datos disponibles y a ciertas reglas predefinidas.

Una gran ventaja para el diseño de estos bots es que a nivel de usuarios no requiere experiencia ni conocimientos profundos en programaciones complejas para su implementación.

Son cada vez más las industrias que se están beneficiando con la incorporación de este tipo de tecnologías. Algunos ejemplos podrían ser las empresas de outsourcing administrativo (fiscal, contable, financiero), las aseguradoras, el sector financiero, el sector de la salud, entre otros.

Dada la importancia del impacto que está adquiriendo este tipo de tecnologías en las organizaciones, es necesario enmarcarlo como parte de su proceso de transformación digital, en su búsqueda de eficiencias que les permitan mejorar su competitividad, adaptarse a las exigencias de las industrias en las que compiten, o simplemente para subsistir.

Además, a raíz de este fenómeno de automatización se está procesando un cambio a nivel organizativo en las estructuras de las empresas. Esto se debe a que las estructuras clásicas o piramidales ya no logran adecuarse a las demandas de los nuevos agentes que se ven involucrados con las nuevas funciones y tareas asociadas a la automatización. Estas estructuras clásicas o piramidales se van transformando en formas de diamante, donde junto a los bots se suma mayor cantidad de funciones y agentes, como el cuidado por la gobernanza, el control y la protección de la calidad de los datos, así como la supervisión y mejora continua de los procesos.

Si bien la automatización tiene diversos beneficios, también es un reto enorme para la competitividad de las organizaciones (públicas o privadas) porque requiere inversión financiera, formación de recursos humanos e implica riesgos organizativos a los que se exponen. También constituye un desafío aún más grande para los trabajadores, que tienen que transformarse y adaptarse a desarrollar sus tareas conjuntamente con estas nuevas tecnologías.

Teletrabajo y covid El aumento del teletrabajo producto de la pandemia exige a los trabajadores que, aunque sea realizado de forma remota, el trabajo tenga la misma calidad que el realizado en los lugares regulares de trabajo. De este modo, se observan nuevos desafíos a resolver: cuestiones básicas como la conexión a internet y la velocidad de procesamiento; restricciones técnicas y de accesos a hardware con el que el trabajador lleva a cabo sus tareas; la comodidad y seguridad del trabajador para que pueda desempeñar sus tareas en similares condiciones que en su lugar habitual de trabajo.

El tiempo también es un aspecto clave para determinar la productividad, eficiencia y eventualmente las compensaciones. En este marco, y a propósito de la discusión parlamentaria para la reglamentación y aprobación del proyecto de ley de Teletrabajo, entendemos que los legisladores deberían tener en cuenta estas observaciones, tal como las tuvo en cuenta la legislación alemana para que las organizaciones ofrezcan la accesibilidad y comodidad necesarias para que las funciones se desempeñen de la mejor forma posible.

Números a nivel global Según estadísticas provistas por los analistas de Gartner, en todo el mundo los ingresos por software de RPA crecerán para 2021 19,5% sobre los de 2020, alcanzando el próximo año 1.890 millones de dólares. Esto implica un alza importante, lo que demuestra que, si bien el mundo estuvo en buena medida paralizado por la pandemia, las empresas deben seguir trabajando y fue una gran oportunidad que detectaran procesos que podrían automatizarse.

Se espera que los precios de este tipo de software disminuyan 10%, lo que creará una tendencia a la baja que hará más accesibles estas soluciones para diversas organizaciones pequeñas. Además, se estima que para 2022 90% de las grandes organizaciones haya adoptado RPA en alguna forma, de acuerdo con Gartner.

Por otro lado, el Foro Económico Mundial en su informe anual sobre el futuro del empleo concluye que la era del teletrabajo y la digitalización que ha traído la pandemia ha llegado para quedarse, ya que 84% de los empleadores tiene la intención de digitalizar rápidamente los procesos de trabajo y de trasladar 44% de sus empleados al trabajo remoto.

Estos números demuestran de forma elocuente que las organizaciones están recorriendo el camino de digitalizar y automatizar procesos y que la pandemia, en vez de frenar su adopción, ha provocado y seguirá provocando una aceleración en este sentido.

Panorama local: reconversión laboral Algunos datos que hemos recabado previos a la covid-19 nos indican que en Uruguay existe un grupo de empresas que actualmente está trabajando con programas agresivos de incorporación de tecnologías cognitivas. Estas empresas, que por sus características son globales y se definen como empresas de “servicios compartidos, o “servicios globales”, o ” shared service center “, se instalan en Uruguay para ofrecer sus servicios a aquellas organizaciones de su mismo grupo en todo el mundo.

Si bien no son las únicas que están incorporando estas tecnologías en el país, según pudimos constatar, son las que de forma más sistemática lo están haciendo en sus procesos, empleando cada vez más mano de obra local para estos fines de forma directa (empleados a tiempo completo) y externa (proveedores de servicios vinculados a tecnologías de la información). Las tareas que allí se realizan están asociadas al manejo de enormes volúmenes de datos para desarrollar tareas de tipo reporte financiero, fiscales, logísticas, administrativas.

Mediante indagaciones sistemáticas en el sector (como la tesis de maestría de Provasnik, Rubio y Salgado “Impacto de las nuevas tecnologías en la industria de servicios compartidos en Uruguay“, del Centro de Posgrados Facultad de Ciencias Económicas y de Administración de la Universidad de la República), pudimos constatar que estas empresas han logrado eficiencias en sus procesos administrativos, financieros y de reportería en un promedio de 40%. Este dato surge de contrastar la cantidad de horas hombre insumidas para las tareas antes y después de la incorporación de estas tecnologías, y, paradójicamente, en sentido contrario a lo que puede presumirse, no han destruido fuentes de trabajo.

Muy por el contrario, la incorporación de estas tecnologías ha generado nuevas fuentes laborales en las organizaciones para desarrollar nuevas tareas, que surgen a partir de nuevas funciones que deben cubrirse. Los nuevos roles (en la generalidad de los casos) son cubiertos por los mismos recursos involucrados en las tareas automatizadas, con lo cual existe una suerte de reconversión laboral a partir de la formación en tareas específicas asociadas a estas tecnologías.

¿Cómo fueron variando estos datos en el contexto actual de pandemia? Las empresas que analizamos y a cuyos datos pudimos acceder (exceptuando las que han sido afectadas de forma definitiva en el centro de su negocio por la pandemia, como el caso de empresas vinculadas al turismo internacional) actualmente están invirtiendo en promedio 50% más respecto de la etapa precovid en automatizar sus procesos. Estas inversiones están orientadas a ubicar la mayor cantidad de recursos humanos (internos y externos) en tareas de documentación y desarrollo de procesos informatizados para generar automáticamente reportes, realizar cruzamiento de datos, integrar y estandarizar datos e implementar nuevas tecnologías cognitivas como machine learning / deep learning .

Este aumento en las inversiones asociadas a automatización se explica no sólo por los beneficios que esta ofrece (control y procesamiento de datos, eliminación de errores producto de la actividad humana) y las cada vez mayores demandas de reportes. Según se constató a partir de entrevistas realizadas durante la pandemia, hubo un aumento de 60% de las solicitudes a partir de la llegada de la covid-19.

Nivel estatal A nivel público, el Estado uruguayo ha dado sus primeros pasos en el proceso de automatización robótica. Si bien estas iniciativas son muy focalizadas y recientes como para determinar conclusiones respecto de su impacto, conversaciones con autoridades de la Agencia de Gobierno Electrónico y Sociedad de la Información y la Comunicación permiten suponer que este proceso llegó para cambiar definitivamente los procesos administrativos y de gestión de la información.

Instituciones como el Banco Central, el Correo, UTE y el Ministerio de Industria, Energía y Minería ya han comenzado con proyectos y pruebas piloto para analizar su viabilidad en tareas de tipo administrativo y financieras como consolidación de datos financieros, procesamiento de facturas y cuentas a pagar, entre otras.

Perfiles profesionales Algunos de nuestros entrevistados manifestaron una preocupación por encontrar en el sistema educativo soluciones para adaptar las capacidades que actualmente adquieren en las carreras asociadas a la administración, economía, finanzas, logística, derecho, psicología, entre otras, al uso de nuevas tecnologías aplicadas para adaptarse a los nuevos estándares de funcionamiento. Entienden que deben focalizar sus recursos humanos en tareas con mayor exigencia de tipo cognitivo y creativo, y no en la ejecución de actividades en las que las tareas sean simples y repetitivas, que son factibles de automatizar. A mayor complejidad en la labor realizada, más baja es la probabilidad de verse afectado negativamente por la automatización.

Por otro lado, las empresas que trabajan con este tipo de soluciones de automatización buscan personal que tenga perfiles mixtos, es decir, que si bien sea profesional o técnico de una disciplina, tenga la capacidad, el interés y la curiosidad por trabajar con tecnología, aprender a aplicarla y seguir desarrollándose en ese sentido.

Dado este panorama, se considera a la educación un factor clave para el éxito del desarrollo laboral y de la inserción de los trabajadores en condiciones más favorables. La creación de diversas carreras tecnológicas a nivel técnico (Consejo de Educación Técnico Profesional) y universitario (Universidad Tecnológica), entre otras cosas, constituye un aporte en este camino.

El verdadero reto es poder desarrollar habilidades metodológicas para aprender permanentemente y asumir un proceso de formación continua, pues lo que se aprende hoy en cualquier ámbito educativo puede quedar rápidamente desactualizado.

Panorama en el corto y mediano plazo La automatización en sistemas, software, bots o robots de los muchos procesos y tareas rutinarias que se realizan en las organizaciones, y cuya ejecución manual implica costos altos de mano de obra calificada, recursos que podrían llevar a cabo tareas que agreguen mucho más valor a las organizaciones, llegó para quedarse.

En 2020 y con la pandemia que nos afecta, observamos que se ha vuelto aún más relevante el uso de tecnología para llevar adelante las operaciones con foco en la eficiencia y la estandarización. Por poner un ejemplo, cada vez nos resulta más difícil pensar que un mismo servicio pueda ser brindado en condiciones diferentes según “quién nos atienda” o “a qué sucursal u oficina acudimos”. Esto mismo pasa en los procesos internos de una organización, ya sean de back office , logísticos o administrativos. El impacto en la forma de comunicarnos, trabajar y entregar los servicios y productos ha sido de tal magnitud y vertiginosidad que se ha vuelto imprescindible la estandarización, documentación y automatización de gran cantidad de procesos. En este marco, la automatización robótica de procesos es un aliado de las organizaciones tanto públicas como privadas, grandes, medianas y chicas, para recorrer este camino de la forma más rápida y eficiente posible.

Este camino, que se comenzó a recorrer a paso lento hace algunos años y que ahora se transita de forma mucho más acelerada, continuará así hasta volverse un estándar de operación en toda actividad rutinaria dentro de cualquier organización. Imaginemos una fábrica que hoy registre a mano la hora de llegada y salida de empleados o un comercio que anote sus registros contables en un papel. Lo mismo ocurrirá cuando en diez o 15 años pensemos en tener que copiar datos de un sistema a otro o completar formularios a partir de un archivo que recibimos, en el formato que sea.

Finalmente, si intentamos imaginar a nuestros hijos o nietos en su actividad profesional y laboral, o a nosotros mismos en un futuro, y pensamos qué pasará con el empleo y la educación en los próximos años, es seguro que la tecnología jugará un rol clave. Según el informe sobre el futuro de los empleos del Foro Económico Mundial, 50% de todos los empleados necesitarán volver a formarse para 2025, a medida que aumente la adopción de la tecnología. Es decir, que la mitad de nosotros necesitará volver a capacitarse en los próximos cinco años, a medida que se afiance la “doble perturbación” de los impactos económicos de la pandemia y la creciente automatización que transforma los empleos.

El informe del Foro Económico Mundial traza un mapa de los empleos y las habilidades del futuro siguiendo el ritmo y la dirección del cambio. La misma interrupción tecnológica que está transformando los empleos también puede proporcionar la clave para crearlos, y ayudarnos a aprender nuevas habilidades.

Fuente: artículo de Kate Whiting para la Cumbre para el Reinicio Laboral del Foro Económico Mundial. Isabel Rodríguez y Karina Provasnik son contadoras, y Joaquín Rubio es licenciado en Relaciones Internacionales.

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